Smart WFile

Simples, Rápido e Seguro

Gerenciar seus documentos já foi mais complicado...
Smart WFile gestão de documentos ECM GED plataforma conteúdo informação
Sobre

Plataforma completa para gerenciar os documentos da sua empresa

Com o Smart WFile você organiza, armazena, digitaliza, indexa, compartilha, entrega e pesquisa por documentos com segurança.

Implantação Rápida

Ative sua conta e rapidamente tenha acesso à plataforma.

Segurança no Acesso

Você pode definir quais pessoas terão acesso utilizando permissões individuais.

Disponibilidade

Seus documentos estarão sempre disponíveis, permitindo o acesso de qualquer lugar.

Arquivos Centralizados

Todos seus documentos estarão disponíveis em um único local, podendo ser separados por departamentos ou categorias.

Integração com Sistemas

Trabalhe integrado com sistemas da sua empresa e aumente a produtividade

Colaboração

Sua equipe terá recursos que facilitam a comunicação, a colaboração e o controle de documentos.

+ 10.000.000

Milhões de páginas digitalizadas

+ 600 GB

Arquivos armazenados

+17

Anos de mercado

Recursos

Ferramentas inteligentes para o seu negócio

Tudo o que sua empresa precisa para gerenciar documentos em uma única plataforma.

Pesquisa Eficiente

Permite pesquisar por qualquer informação do documento

Certificado Digital

Utilize seu certificado digital (A1) integrado ao Smart WFile

Coleções de Documentos

Personalize o Smart WFile conforme a estrutura da sua empresa

Smart WFile gestão de documentos ECM GED plataforma conteúdo informação

Compartilhe Documentos

Compartilhe e saiba quando seu cliente acessou o documento

Perfis de Usuários

Gerencie e configure o nível de acesso de seus usuários

Indexação de Documentos

Atribua informações relevantes aos seus documentos, agilizando a pesquisa

Digitalizador

Software de Digitalização

Utilize o software e tenha mais agilidade e produtividade no processo de digitalização de documentos.

Conversão para PDF

Digitalize documentos convertendo automaticamente para PDF pesquisável

Digitalização

Digitalize os documentos a partir de multifuncionais ou scanners de alta produção

Integração na indexação

Indexe os documentos integrando com sistemas da sua empresa

Perfil de digitalização

Crie perfis de digitalização padronizando configurações tais como resolução, orientação, cores, formato de páginas

Cases

Cases de Sucesso

Veja como alguns clientes estão utilizando.

Mais resultados para sua empresa

Com o Smart WFile faça a gestão de documentos, agilizando processos, economizando tempo e reduzindo custos.

  • Economia de espaço físico
  • Maior agilidade na busca por documentos
  • Maior segurança com certificado digital
  • Acesse seus documentos com o uso de dispositivos móveis e de qualquer lugar
  • Redução de custos com cópias
  • Facilita a colaboração entre pessoas e equipes
  • Agilidade em processos legais, no cumprimento de prazos
  • Aproveitamento da infraestrutura tecnológica

Fale Conosco

Vendas: (48) 3037-9453
Suporte: (48) 3037-9450
contato@smartwfile.com.br

Contato enviado com sucesso!

Dúvidas Frequentes

Dúvidas Sobre o Smart WFile
Sim, estes ambientes são hospedados em datacenters próprios da Microsoft (Azure) eles garantem 99,9% de disponibilidade e diversos serviços que garantem sua segurança, saiba mais em Microsoft Azure Trust Center.
Sim, o Smart WFile permite que usuários excluam documentos, eles serão enviado para lixeira permitindo sua restaurção ou exclusão definitiva.
Sim, você pode compartilhar documentos com seus clientes, permitindo excluir ou bloquear seu acesso à qualquer momento.
Sim, você pode ativar este recurso em qualquer coleção de documentos.
Coleções de documentos são utilizadas para separar, agrupar e organizar os documentos. Por exemplo, você pode criar coleções conforme os departamentos ou setores da sua empresa.
Sim, este ambiente é em nuvem. Você pode acessat também de qualquer dispositivo móvel como smartphone e tablets.
Não, com o Software você terá mais produtividade na digitalização extraindo OCR, convertendo autmáticamente para PDF pesquisável, podendo integrar com outros sistemas para indexar documentos.
Dúvidas Gerais
A tabela de temporalidade é um instrumento arquivístico resultante de avaliação, que tem por objetivos definir prazos de guarda e destinação de documentos, com vista a garantir o acesso à informação a quantos dela necessitem. Sua estrutura básica deve necessariamente contemplar os conjuntos documentais produzidos e recebidos por uma instituição no exercício de suas atividades, os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária, a destinação final – eliminação ou guarda permanente – , além de um campo para observações necessárias à sua compreensão e aplicação.
Estratégias de Backup para uma solução de GED – Gerenciamento Eletrônico de Documentos
Aqui descrevemos as estratégias utilizadas para estabelecer diretrizes de backup:
  • Backup de banco de dados completo;
  • Backup de banco de dados incremental;
  • Backup de log de transação;
  • Backup Agendado.

Backup de banco de dados completo Um backup de banco de dados completo captura o banco de dados inteiro, incluindo todas as entradas do log de transações e excluindo extensões não alocadas nos arquivos. As páginas são lidas diretamente do disco para aumentar a velocidade da operação.

Backup de banco de dados incremental Um backup de banco de dados incremental (diferencial) registra apenas os dados que sofreram alterações desde o último backup de banco de dados incremental. Você pode fazer backups incrementais frequentes de um banco de dados, pois eles são menores e mais rápidos do que os backups completos. A criação frequente de backups incrementais diminui o risco de perda dos dados.

Backup de log de transação O log de transações é um registro serial de todas as transações que foram executadas com base no banco de dados desde o último backup desse log.

Backup Agendado Você pode determinar com que frequência e quando executar backups, mas, via de regra, execute-os de acordo com a diretiva de backup da sua empresa.

Infraestrutura para uma Solução GED.

Computador para digitalização:

  • S.O. Windows 7 SP1 ou superior;
  • Memória: 4GB ou superior;
  • 30MB de armazenamento para a instalação Smart WFile Digitalizador (software de alta produção)*.

Scanner para a Digitalização:

  • Scanner Kodak i2800 (alta produção);
  • Scanner Fujitsu fi-6130Z (média produção);
  • Multifuncionais com opções para a digitalização (baixa produção);
  • Outros com 25 ppm (páginas por minuto) ou superior.

Servidor de Aplicação**:

  • 2 processadores quad-core (2,4GHz, 12Mb cache)
  • 6 GB RAM (1333Mhz)
  • 160GB disco rígido SAS (7.2K RPM)

Servidor de Banco de Dados***:

  • 2 processadores quad-core (2,4GHz, 12Mb cache)
  • 8 GB RAM (1333Mhz)
  • 800GB disco rígido SAS (7.2K RPM)

* Softwares de propriedade da Westsoft para gestão e operação da CD – Central de Digitalização.
** Neste ambiente será instalado o Servidor Web.
*** O tamanho dos discos necessários para armazenamento pode depender do volume de documentos físicos. Neste ambiente será instalado o banco de dados SQL Express e MongoDB, para armazenar todos os índices e documentos digitalizados. Sistema operacional poderá ser Linux.

Legislação para Gestão Eletrônica de Documentos - GED:

Lei 12.682/2012 - Dispõe sobre a elaboração e o arquivamento de documentos em meios eletromagnéticos, defini critérios, elaboração, arquivamento, armazenagem, documentos, papel e meios da conversão eletrônica.
Leia mais

Lei 12.865/2013 - Disciplina o documento digital no sistema financeiro nacional.
Leia mais

Lei 11.419/2006 - Dispõe sobre a informatização do processo judicial.
Leia mais

Lei 12.527/2011 regula o acesso a informações Públicas. Defini critérios, procedimento, acesso, liberação, divulgação, documento público, documento sigiloso, informação sigilosa, âmbito, administração pública, classificação, documento sigiloso, correlação, prazo, liberação, divulgação. Criação, comissão mista, objetivo, reavaliação, classificação, documento sigiloso, âmbito, administração pública.
Leia mais

Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ Decreto 4.073/2002 - regulamenta a lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados.

Conselho Federal de Medicina - CFM
Resolução CFM Nº 1.821/07 - Aprova as normas técnicas concernentes à digitalização e uso dos sistemas informatizados para a guarda e manuseio dos documentos dos prontuários dos pacientes, autorizando a eliminação do papel e a troca de informação identificada em saúde.
Leia mais

CONSELHO FEDERAL DA JUSTIÇA FEDERAL
Resolução CJF nº 23, de 19 de setembro de 2008 Estabelece a Consolidação Normativa do Programa de Gestão Documental da Justiça Federal de 1º e 2º graus.
Leia mais

O CONARQ disponibiliza a Legislação Arquivística Brasileira, atualizada constantemente acesse clicando aqui.

O que é GED?

A Gestão Eletrônica de Documentos - GED, é um conjunto de tecnologias que suportam e facilitam o controle, o armazenamento, o compartilhamento, a busca e a recuperação de documentos e informações a eles agregadas em meio digital. Esses documentos podem ser das mais diversas origens, tais como papel, microfilme, imagem, som, planilhas eletrônicas, arquivos de texto etc. O GED faz parte de uma solução ECM.

Um sistema de GED, para ser eficaz, precisa implementar uma classificação adequada, tabelas de temporalidade, controle de níveis de segurança e de acesso, controles de backup e pesquisa avançada do acervo eletrônico.

Alguns benefícios de uma solução de GED – Gestão Eletrônica de Documentos:
  • O GED reduz a necessidade de arquivos em folhas de papel onde as buscas pelos documentos são extremamente trabalhosas desperdiçando muito tempo dos colaboradores e consequentemente reduz custos;
  • Os sistemas GED permitem aos usuários acessarem os documentos de forma ágil e segura;
  • Um sistema GED pode ser incorporado/integrado na intranet da empresa, caso ela já possua uma, o que permite o acesso facilitado aos documentos digitalizados pelas áreas da empresa;
  • O GED preserva do maior patrimônio da sua Empresa, os documentos. Facilitando a organização em forma eletrônica da documentação, entregando a informação na hora exata, para a pessoa correta;
  • O GED lida com qualquer tipo de documentação tais como: prontuário, dossiê, extrato, nota fiscal e entre outros (veja a lista completa);
  • Um sistema GED pode ser utilizado por empresas de pequeno, médio e grande porte e entre elas: escolas; empresas de advocacia; hospitais; administradoras de condomínios; empresas de recrutamento; escritórios de arquitetura, design e engenharia; assessorias de imprensa e de comunicação; e consultorias;
  • Possui amparo legal e legislação;
  • Não necessita uma infraestrutura robusta para instalação da solução e armazenamento podendo ainda ser utilizada a computação em nuvem;
O que é ECM?

Gestão de conteúdo empresarial (em inglês Enterprise Content Management - ECM) é a forma pelo qual as empresas organizam e arquivam os documentos e demais conteúdos ligados aos processos da empresa. Consiste em fases de criação/captura, armazenamento, versionamento, indexação, gestão, limpeza, distribuição, publicação, pesquisa e arquivamento, relacionando os conteúdos com processos de negócio.

Alguns pontos relevantes devem levados em consideração quando falamos de ECM:

  • Captura – como conseguir esse documento ou conteúdo;
  • Armazenamento – qual a melhor forma/local para armazenamento;
  • Gerenciamento – controle de acesso, manipulação, visualização, versionamento, etc;
  • Distribuição – o conteúdo deve estar acessível a todos que dele precisem, com o menor esforço possível;
  • Preservação – como garantir a segurança do conteúdo.
ECM e GED

GED e ECM são siglas comumente ouvidas em corporações de médio e grande porte, porém, mesmo com essa nova cultura, é possível notar uma certa confusão com relação a conceitos e apesar de certa diferença conceitual, não existe uma regulamentação que defina o limite do que é GED ou ECM. Sendo assim, é comum que projetos que tinham GED como foco inicial acabem atendendo necessidades relacionadas a ECM, e vice-versa. Por conta disso, algumas definições tratam GED e ECM como sendo a mesma coisa.

A Westsoft atua a 17 anos neste ramo e possui amplo domínio tecnológico, certificação (CDIA+) específica para a implantação de uma solução completa de >Gestão Eletrônica de Documentos – GED.

O que é OCR?

Reconhecimento Óptico de Caracteres, ou OCR, é uma tecnologia que processa uma imagem e extrai os textos escritos nas páginas, agilizando a indexação de documentos, como papeis digitalizados em formato PDF, JPG ou TIFF. Ao digitalizar um documento em papel como por exemplo um contrato, é criada uma imagem onde nosso poderoso sistema – Portal Smart WFile é capaz de processar e extrair os blocos de textos contidos neste documento, transformando em índice do documento digitalizado facilitando a pesquisa no futuro por este documento.

Feito com em Floripa